Focus 7/ un événement réussi

Les ingrédients d’un événement productif

Des rencontres dynamiques

Lors d’un séminaire, d’une convention, d’un événement d’entreprise, il est fréquent d’utiliser un amphithéâtre ou une salle de plénière, et y faire asseoir les participants qui, de ce fait, perdent immédiatement leur qualité de « participant » pour devenir des « écoutants », plus ou moins passifs. Le terme est nouveau, mais la pratique est ancienne !

Si donc, l’intention qui anime l’entreprise est compréhensible : donner des informations, passer des messages, on peut légitimement se demander si la mise en œuvre apporte tous les résultats attendus : la passivité ne favorise guère l’implication et l’appropriation (même si les sujets sont intéressants). De plus, l’entreprise souhaite souvent profiter de cet événement pour amener ses invités à se rencontrer. Or, rien n’est moins favorable aux rencontres multiples et variées que l’amphithéâtre.

À l’opposé de ce déroulement « du haut vers le bas », l’enjeu est de placer immédiatement les participants en situation d’action et d’interaction. Au lieu de les laisser passifs devant l’information qui leur est communiquée, les investir d’une mission, assortie d’une « exigence de résultat ». C’est en équipes qu’ils auront à relever le challenge et c’est en équipes qu’ils seront les acteurs de l’événement.

Les ingrédients

Pour la réussite de votre convention ou événement, nous vous proposons de traiter plusieurs dimensions inhérentes à cette rencontre :

La dimension « entreprise »

 Une convention peut être l’occasion pour la direction, de présenter les résultats, de mettre le futur en perspective, d’informer. Mais aussi, de sonder les collaborateurs, de « prendre la température » au niveau de la force commerciale, du management, voire, recueillir de nouvelles idées.

 Cela peut aussi concerner des sujets techniques ou liés à la vie quotidienne de l’entreprise.

 Le but : passer des messages institutionnels, clarifier la situation,. faire comprendre.

 Mais aussi : obtenir l’adhésion et l’implication, dynamiser ou re-dynamiser

La dimension relationnelle

 Elle comporte deux aspects :

La relation « horizontale »

 Réunir un grand nombre de collaborateurs est une circonstance exceptionnelle pour que les personnes fassent connaissance ou se redécouvrent. En effet, beaucoup d’entreprises souffrent aujourd’hui du morcellement des équipes, dû au manque de temps, à la charge de travail, à l’éloignement, ou tout simplement au manque d’intérêt à rencontrer l’autre.

 De plus, cela correspond au souhait des entreprises de développer la transversalité, de décloisonner, favoriser la création de réseaux internes informels.

 Cela inclut des sujets tels que « qui fait quoi ? », « les bonnes pratiques professionnelles », le partage d’expérience, savoir ce qui a été réalisé, les projets en cours, etc.

La relation « verticale »

Une convention est aussi un moment où les collaborateurs et la direction peuvent se rencontrer, mieux connaître les personnes (au-delà des fonctions).

 L’enjeu : une plus grande fluidité dans les rapports futurs, et, par conséquent, une efficacité accrue.

La dimension « plaisir »

 Une convention, c’est aussi un moment privilégié pouvant offrir un mix de détente et d’intérêt, de convivialité et de travail, de plaisir et d’efficacité.

 Un équilibre entre le « tout sérieux » risquant de créer l’ennui et le « tout décontracté » susceptible de provoquer le désintérêt ou l’impression de superficialité.

 Et c’est l ‘émotion vécue qui restera dans les mémoires.

 Un événement productif comporte donc une trame conciliant ces divers aspects, de façon à faire vivre à l’ensemble des participants un moment convivial, à fort impact, créateur de valeur ajoutée pour l’entreprise et pour chacun.

L’exigence : mettre les participants en situation d’action du début jusqu’à la fin, en fournissant l’occasion :

  •  de se rencontrer
  •  de rencontrer la direction
  •  de travailler en équipe
  •  d’apprendre à progresser en équipe
  •  d’entendre les messages de la direction
  •  de se détendre et de s’amuser
  •  de produire un résultat faisant progresser l’entreprise

Diverses solutions développées par Serena-Team satisfont ces fortes exigences.

Vos invités sont en permanence sollicités pour un relever un challenge :

Sur le fond :

  • Travailler sur un thème
  • Donner des exemples concrets
  • Faire ressortir de un à trois messages clés
  • Proposer des perspectives de changement
  • Indiquer des actions possibles après la convention.

Sur la forme :

  • S’impliquer et solliciter la contribution de chacun
  • Capter et maintenir l’intérêt
  • Créer l’émotion.

Faire agir et réagir, tant par la qualité du fond que par l’originalité et l’impact de la forme.

*Les thèmes

Proposés par nos soins et validés par vous, ou bien définis par vous, mis en forme ensemble, ils portent sur des aspects de la dynamique de l’entreprise.

Par exemple :

  • La capacité à acquérir, garder et développer les expertises
  • La capacité à solliciter et développer les collaborateurs
  • Comment l’entreprise crée son futur dès aujourd’hui ?
  • ou d’autres

Quel que soit votre sujet (même très technique !), le concept rend vos invités acteurs et contributeurs.

Le résultat :

  • Le déroulement, par principe, a donné lieu à des échanges de points de vue, des rencontres dans toute l’entreprise.
  • La curiosité et l’intérêt de l’auditoire sont stimulés en permanence.
  • L’événement se déroule sous une forme qui donne la parole à l’Institution et aux participants.
  • L’entreprise bénéficie d’une vision inédite sur ses thèmes prioritaires.
  • Le fond et la forme sont en cohérence.

 

Commentaires

Le concept proposé offre une démarche structurée, une « ossature ». Il est mis en œuvre de façon à servir la démarche de l’entreprise. En ce sens, il « colle » parfaitement aux thèmes à traiter, tout en offrant une approche originale et participative, qui s’écarte notablement de la construction classique d’une telle rencontre.

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